Contractbeheer voor woningcorporaties
Geen opzegmoment
meer missen.
ContractenWacht is contractbeheer voor woningcorporaties: het leest je onderhoudscontracten in, bewaakt de termijnen en zegt op tijd wat er moet gebeuren. En als een contract afloopt, staat het inkooptraject al klaar.
Gegevens binnen de EU Geen installatie nodig Pilot mogelijk met jullie eigen contracten
Herkenbaar?
Contracten verlengen zichzelf, mappen niet.
Onderhoudscontracten zitten in een map, een mailbox en het hoofd van één collega. Tot die collega met vakantie is.
We hadden drie maanden voor de einddatum moeten opzeggen.
Het contract is stilzwijgend met een jaar verlengd. Tegen tarieven waar je vanaf wilde.
De reactietijd stond in het contract, maar niemand toetste eraan.
De boeteclausule is er wel; hij is nooit ingeroepen omdat niemand de cijfers naast de norm legde.
De aanbesteding begon toen het contract al was afgelopen.
Onder tijdsdruk verlengd bij de zittende partij, zonder de markt op te gaan.
Wat het doet
Van contract naar actielijst, zonder overtypen.
Je uploadt het contract. ContractenWacht haalt de kernafspraken eruit en houdt vanaf dat moment zelf de termijnen in de gaten.
Het contract uitgelezen
Partijen, looptijd, opzegtermijn, tarieven, indexatie, reactietijden en contactpersonen komen automatisch op een rij. Alles is met de hand aan te passen — de analyse is een startpunt, geen eindoordeel.
Termijnen bewaakt
De uiterste opzegdatum wordt uitgerekend uit de einddatum en de opzegtermijn. Komt die in zicht, dan staat het als actie op je dashboard — met de dagen die je nog hebt.
Werk dat vanzelf ontstaat
Elk signaal wordt een taak met een checklist, een eigenaar en een deadline. Op een kanbanbord zie je in één blik wat er loopt en waar het vastzit.
Risico's met onderbouwing
Elk contract krijgt een risicoscore van 0 tot 100, en je ziet altijd waaruit die is opgebouwd. Een cijfer zonder onderbouwing gelooft niemand — en zo weet je meteen wat je eraan kunt doen.
Vraag het na
Stel in gewone taal een vraag over één contract of over de hele portefeuille. Het antwoord komt uit je eigen contracten — staat het er niet in, dan zegt de assistent dat, in plaats van iets te verzinnen.
Brieven en facturen
Laat een verlengingsbrief, opzegging of addendum opstellen als Word-bestand. En leg een factuur naast het contract: kloppen het tarief, de periode en de indexatie?
Modules
Begin bij contractbeheer. Neem erbij wat je nodig hebt.
Drie modules die op elkaar aansluiten. Je betaalt alleen voor wat je gebruikt.
Contractbeheer
Alle onderhoudscontracten op één plek, met de termijnen bewaakt en het werk dat eruit voortkomt eraan gekoppeld.
- Contracten inlezen uit Word, tekst of een gescande pdf
- Actielijst die live wordt afgeleid uit de contractgegevens
- Taken met checklist, eigenaar en deadline op een kanbanbord
- SLA-normen, indexatie doorrekenen en facturen controleren
- Documentendossier per contract, doorzoekbaar voor de assistent
- Eén getal bovenaan: hoeveel geld er in je contracten zit aan gemiste opzegmomenten, te hoge indexaties en dubbele dekking
Inkoop & aanbesteding
Van behoefte tot gunning, en het contract rolt er aan het eind vanzelf in. Met jullie eigen drempelbedragen — een corporatie is meestal geen aanbestedende dienst en hanteert eigen inkoopbeleid.
- Inkooptrajecten volgens de stappen die je inkoopbeleid ook hanteert
- Eigen drempelbedragen die de juiste procedure voorstellen
- Programma van eisen, gunningscriteria en planning in één dossier
- Aflopende contracten dienen zich vanzelf aan als nieuw traject
- Bij gunning wordt het contract aangemaakt in contractbeheer
Keuringen & certificaten
Liften, brandmeldinstallaties, legionellabeheer, gasketels en elektra moeten periodiek gekeurd worden. Deze module houdt per installatie bij wanneer de volgende keuring valt, welk contract die dekt en wat er uit het laatste rapport kwam — en leest dat rapport zelf.
- Per complex vastleggen welke installaties er staan, of ze uit de bijlage van het contract laten halen
- De keuringstermijn bewaakt, met een signaal voordat een certificaat verloopt
- Het keuringsrapport wordt gelezen: uitslag, geldig tot en de gebreken komen er automatisch uit
- Een stapel rapporten slepen: elk rapport wordt zelf aan de juiste installatie gekoppeld
- Afgekeurd of een gebrek open? Dan staat het als actie op het dashboard en als taak op het bord
- Installaties zonder onderhoudscontract vallen meteen op
Hoe het werkt
Snel in gebruik, en in te richten op jullie werkwijze.
Je begint met wat er standaard klaarstaat. Wat niet past bij hoe jullie werken, stellen we samen bij; dat bespreken we in de demo.
Wij zetten jullie omgeving klaar
Een eigen afgeschermde omgeving voor jullie corporatie, met een inlog voor de contractmanager en de collega's die meekijken of meewerken. Geen installatie, geen server bij jullie op kantoor: je opent een webadres.
De contracten erin
Upload de contracten die je bij de hand hebt. De rest komt vanzelf, elke keer als er een nieuw contract wordt getekend. Kerngegevens die je al kent, kun je ook met de hand invoeren.
Vanaf dan draait het
Je opent ContractenWacht en ziet wat er die maand speelt. Collega's werken in dezelfde omgeving, ieder met eigen rechten.
Veiligheid en privacy
De vragen die jullie IT gaat stellen.
Alvast beantwoord, zodat het gesprek niet daar hoeft te beginnen.
| Vraag | Antwoord |
|---|---|
| Waar staan onze gegevens? | Op servers in Frankfurt, binnen de Europese Unie. |
| Hoe zijn wij gescheiden van andere corporaties? | De scheiding zit in de database zelf, niet in de app. Bij elke opvraag controleert de database bij welke corporatie de ingelogde gebruiker hoort. Ook wie de app omzeilt en de database rechtstreeks benadert, komt er niet langs. |
| Wie binnen onze organisatie kan wat? | Drie rollen: een beheerder regelt alles binnen de eigen corporatie, een bewerker beheert contracten, een lezer kijkt mee zonder te kunnen wijzigen. |
| Wat gebeurt er met de contracttekst? | Voor de analyse gaat de tekst naar een AI-taalmodel dat op een Europees eindpunt van een grote cloudaanbieder draait: de verwerking blijft binnen de Europese Unie. Dat gebeurt over een beveiligde verbinding, uitsluitend om jullie eigen vraag te beantwoorden; de tekst wordt niet bewaard, niet gedeeld met de maker van het model en niet gebruikt om modellen te trainen. De precieze afspraken staan in de verwerkersovereenkomst. |
| Is er een verwerkersovereenkomst? | Ja, inclusief de lijst met subverwerkers. Die tekenen we voordat er één contract in het systeem gaat. |
| En als we stoppen? | Dan krijgen jullie alle contracten en documenten terug in een gangbaar formaat, en worden de gegevens daarna verwijderd. De termijn staat in de overeenkomst. |
Wat het kost
Een vast bedrag per jaar, per corporatie.
Wat je van tevoren kunt weten:
- Contractbeheer: één vast bedrag per jaar, afhankelijk van de omvang van de portefeuille — niet van het aantal gebruikers of contracten.
- Inkoop & aanbesteding en Keuringen & certificaten: los bij te nemen.
- AI-analyse inbegrepen, tot een maandplafond dat we samen instellen. Is het bereikt, dan pauzeert de analyse tot je het verhoogt — er komt nooit ongevraagd iets op de factuur.
- Eerst zien werken? Dat kan in een pilot van een paar weken met jullie eigen contracten.
Het bedrag noemen we in de demo, nadat we de portefeuille hebben gezien. Wil je de module laten aansluiten op jullie eigen werkwijze, dan bespreken we dat in hetzelfde gesprek.
Gemaakt door mensen die de sector van binnenuit kennen.
ContractenWacht is gebouwd vanuit jarenlange praktijk in inkoop, contractmanagement en contractbeheer bij woningcorporaties. Niet als leverancier die de sector van een afstand bekijkt, maar vanuit de corporatie zelf: aan de kant van de opdrachtgever, waar de contracten binnenkomen en de termijnen bewaakt moeten worden.
Daardoor weten we waar het in de praktijk knelt. Een stilzwijgende verlenging die niemand zag aankomen. Een indexatie die wordt doorgevoerd zonder dat iemand hem natrekt. Een prestatiegesprek zonder cijfers op tafel. ContractenWacht is opgezet rond precies die momenten, en niet rond een lijst functies.
Het is ook gebouwd om mee te groeien. Regelgeving verandert, de eisen aan verantwoording worden strenger en een portefeuille ziet er over vijf jaar anders uit. Wat vandaag werkt, moet dan nog steeds kloppen.
Uitgezocht
Drie vragen waar het in de praktijk op vastloopt.
Wat wij voor de software hebben uitgezocht, staat hier gewoon op papier. Ook als je ContractenWacht niet gebruikt.
Stilzwijgende verlenging voorkomen
De datum die ertoe doet staat niet in je contract: die moet je uitrekenen. En de Wet van Dam helpt een corporatie niet.
Zijn corporaties aanbestedingsplichtig?
Niet in het algemeen, wél bij maatschappelijk vastgoed. Met de Europese drempelbedragen voor 2026 en 2027.
Een indexatie narekenen
Klopt de verhoging met je clausule? Met de CPI-cijfers van het CBS en een voorbeeld dat ruim twaalfduizend euro scheelt.
Een uur, en je weet of het bij jullie past.
We nemen een uur de tijd en kijken naar jullie eigen contracten: wat er in staat, welke termijnen eraan komen en waar het misgaat als niemand oplet.
Bevalt het, dan kan een pilot van een paar weken met jullie eigen contracten — voordat er een jaarcontract ligt.